Làm Thế Nào Tổ Chức Thành Công Một Sự Kiện Ngành Phụ Trợ Ô Tô

Chưa bàn đến việc doanh nghiệp có thu được lợi nhuận sau khi tổ chức một sự kiện ngành phụ trợ ô tô hay không, không ai có thể phủ nhận được sức ảnh lớn của chương trình này tới doanh nghiệp. Sự kiện phù hợp với tất cả các doanh nghiệp từ mới tới lâu năm, từ doanh nghiệp đang trên đà phát triển tới doanh nghiệp đã đạt được nhiều thành tựu trong ngành,…

 

Đối với ngành ô tô và phụ trợ ô tô, việc tổ chức sự kiện có thể là một bước tiến lớn khiến thay đổi cả cục diện cho doanh nghiệp theo hướng tích cực. 

 

Trong một năm, rất nhiều những sự kiện trong ngành ô tô được tổ chức để cho các doanh nghiệp giao lưu, kết nối, giao thương với nhau, chẳng hạn như Vietnam Auto Expo, Vietnam Motor Show, Automechanika,…

 

Xem thêm: 5 sự kiện nổi bật ngành ô tô năm 2021 

 

Tổ chức một sự kiện không phải là quá khó, tuy nhiên nếu không nắm rõ cách thức tổ chức cho hiệu quả thì doanh nghiệp của bạn có thể gặp rắc rối lớn. Do đó, bạn cần chuẩn bị trước mọi rủi ro có thể xảy ra để có hướng khắc phục ngay. 

Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp có thể tổ chức thành công một sự kiện ngành phụ trợ ô tô? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Vast Media để nắm được một số bí quyết cho việc tổ chức thành công một sự kiện ngành phụ trợ ô tô nhé.

1. Quy trình tổ chức một sự kiện ngành phụ trợ ô tô

Dù doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện chuyên ngành hay triển lãm trưng bày sản phẩm,… đều có thể áp dụng được quy trình tổ chức sự kiện dưới đây. Và tùy theo mục đích chính của sự kiện là gì mà bạn có thể xây dựng và áp dụng quy trình một cách phù hợp. 

 

Bước 1: Đề xuất ý tưởng sự kiện ngành phụ trợ ô tô

– Tên sự kiện và chủ đề sự kiện

– Mục đích và ý nghĩa sự kiện

– Địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức

– Tầm nhìn

– Mục tiêu sự kiện

– Ngân sách dự kiến

Bước 2: Xây dựng hồ sơ chương trình (Proposal)

 

Xây dựng hồ sơ chương trình thể hiện được nội dung, ý tưởng về sự kiện. Đây được xem là giai đoạn quan trọng nhất giúp thể hiện sự khác biệt giữa các sự kiện với nhau. Tuy nhiên, dù bạn có một ý tưởng hay thì vẫn chưa đảm bảo được sự thành công của sự kiện bởi nó còn phụ thuộc vào nhiều công đoạn đi kèm. 

 

Một proposal bao gồm các nội dung sau:

– Nêu tổng quát về sự kiện

– Các ý tưởng phác thảo một cách tổng quan về chương trình

– Hình ảnh minh họa để diễn tả rõ nét hơn ý tưởng của bạn

– Timeline các giai đoạn sơ bộ của sự kiện

 

Bước 3: Lập kế hoạch 

Liệt kê ra các công việc cần thực hiện thật chi tiết, như vậy việc tổ chức, thực hiện và giám sát càng thuận lợi. Bao gồm:

– Những công việc cần làm: Chẳng hạn như kế hoạch tài chính, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tổ chức,… (Tùy vào từng sự kiện sẽ có list công việc khác nhau)

– Bảng phân công công việc, người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc

– Tiến độ thực hiện công việc

– Phương án dự phòng rủi ro

– Ngân sách từng hạng mục

 

Bước 4: Triển khai công tác thực hiện và giám sát

Từ bảng kế hoạch chi tiết ở bước 3, chúng ta sẽ thực hiện các công việc theo từng giai đoạn và có sự giám sát của Leader, từ đó đảm bảo các công việc được triển khai đúng theo kế hoạch đề ra. 

 

Bước 5: Tiến hành tổ chức sự kiện

Trước khi diễn ra sự kiện chính thức, cần có một buổi chạy thử diễn ra trước ngày tổ chức sự kiện nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất có thể, đề phòng được những rủi ro có thể phát sinh.

 

Bước 6: Đánh giá sau sự kiện

 

Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo về những thiếu sót trong công tác chuẩn bị và tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau này.

2. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngành phụ trợ ô tô

– Địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cần tính toán trước số lượng doanh nghiệp, khách mời, lượt khách tham quan sự kiện để tìm địa điểm phù hợp. Tránh thuê địa điểm quá nhỏ không đủ sức chứa, hoặc quá rộng sẽ rất tốn kém. Vị trí tổ chức sự kiện cần thuận tiện cho việc đi lại, có chỗ để xe,…

 

– Thời tiết

Chẳng hạn bạn tổ chức sự kiện đúng vào mùa mưa bão thì lựa chọn không gian ngoài trời là không phải ý kiến hay. Do đó, để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, hãy tính toán thật kỹ lưỡng ngày tổ chức và theo dõi dự báo thời tiết vào mùa đó. Nếu ngày tổ chức sự kiện có thời tiết không được đảm bảo, bạn có thể cân nhắc tìm một địa điểm tổ chức trong nhà hoặc có mái che. Như vậy mới đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi nhất có thể.

 

– Cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cần chắc chắn nơi tổ chức sự kiện phải có cơ sở vật chất tốt. Có đầy đủ các yếu tố như: âm thanh, ánh sáng, loa, đèn điện, an ninh tốt, có không gian cho thời gian tập duyệt và chạy chương trình,… Và tất nhiên, phải có phương án dự phòng khi gặp sự cố, rủi ro.

Sự kiện mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí có thể thu hút được một lượng khách hàng tiềm năng trong tương lai. Cũng chính vì lý do này mà các doanh nghiệp cân nhắc thực hiện mảng truyền thông này. 

 

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải thực hiện rất nhiều công việc. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện hoặc chưa thực sự tự tin về mảng này thì giải pháp tốt nhất là tìm đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo sự kiện được diễn ra hiệu quả, để lại dấu ấn và nét riêng sự kiện của doanh nghiệp bạn trong lòng khách hàng.  

 

Vast Media với 4 năm bảo trợ truyền thông cho triển lãm Automechanika, tổ chức thành công chuỗi sự kiện cho Diễn đàn công nghệ kỹ thuật ô tô Việt Nam OTO HUI, hội thi tay nghề ô tô,… Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, hiểu rõ các doanh nghiệp ô tô, hiểu rõ đặc thù nghề,… chúng tôi tự tin mang đến cho doanh nghiệp của bạn các dịch vụ tổ chức sự kiện ngành phụ trợ ô tô chuyên nghiệp, hiệu quả và ấn tượng. 

Xem thêm: 5 sự kiện mà doanh nghiệp ô tô và phụ trợ ô tô nên tham gia năm 2021

———————————————————–

Liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:

☎️(028) 66 72 77 99

📧 info@vastmedia.vn

🏢 20 Đường số 6, Khu Hà đô Centrosa, 3/2, Phường 12, Quận 10, thành phố Hồ Chí Minh

🟦 Facebook: Vast Media